Квалификационные требования на специалиста системы управления документами отдела проектирования ДСП ТОО «КазГПЗ» (Внимание! Вакансия временная, до ввода в эксплуатацию нового газоперерабатывающего завода).

 Уровень образования: высшее техническое или экономическое

Профиль образования: техническое / экономическое

 Опыт работы: не менее 2-х лет по специальностям, связанным с управлением документацией, документооборотом, проектной деятельностью или управлением проектами.

 Знания и навыки, необходимые для исполнения обязанностей:

Обязательные:

• законодательные и нормативные акты РК в области делопроизводства, проектирования, строительства, охраны труда, экологии;
• знание делопроизводства, управления документацией в строительных/проектных организациях;
• знание основ проектной и исполнительной документации;
• владение международными стандартами ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001;
• опыт работы с электронными системами документооборота;
• уверенное владение Microsoft Office (Word, Excel), навык деловой переписки;
• знание английского языка (уровень не ниже Pre-Intermediate приветствуется);
• способность анализировать, систематизировать и сопровождать сложную документацию.

 Корпоративные компетенции:

• высокая дисциплинированность и внимание к деталям;
• умение работать в сжатые сроки и в условиях проектной среды;
• приверженность стандартам безопасности и корпоративной культуре;
• ориентация на результат и командную работу.

 Должностные обязанности:

 организовывать, контролировать и учитывать все документы проекта, включая чертежи, спецификации, отчеты и другие проектные материалы.

• обеспечивать эффективное взаимодействие между Заказчиком, подрядчиками и другими заинтересованными сторонами по вопросам документации.
• вести и обновлять систему документооборота проекта, обеспечивая своевременное и правильное распределение документов среди участников проекта.
• контролировать процесс изменения и утверждения проектной документации, включая корректировки, обновления и ревизии.
• следить за сроками предоставления и согласования документации.
• обеспечивать актуальность и доступность версий документации для всех заинтересованных сторон.
• подготавливать регулярные отчеты для руководства по состоянию документации, срокам исполнения и статусу проектных документов.
• обеспечивать правильное хранение всей документации проекта, включая электронные и бумажные версии, в соответствии с внутренними стандартами и требованиями законодательства.
• формировать архивы и вести учет документов в соответствии с установленными сроками хранения.
• проверять проектную и исполнительную документацию на соответствие внутренним требованиям Заказчика и установленным стандартам.
• контролировать правильность оформления и регистрации входящих и исходящих документов.
• участвовать в совещаниях по проекту, предоставлять актуальную информацию по вопросам документооборота.
• координировать процессы, связанные с документами, обеспечивая надежное и эффективное взаимодействие между участниками проекта.
• проверять качество полученной документации на соответствие внутренним нормативным требованиям и в случае несоответствий принимать корректирующие меры.
• в случае необходимости согласовывать письма, документы, договора и другие материалы, касающиеся деятельности ДСП, если это напрямую или косвенно касается их компетенции и деятельности. Отказ от согласования без обоснованных причин не допускается.
• соблюдать требования норм, правил и инструкций по безопасности и охране труда, промышленной безопасности, охраны окружающей среды, а также стандартов, процедур, планов, политики филиала в области охраны труда, промышленной безопасности и охраны окружающей среды Товарищества.
• немедленно сообщать работодателю или организатору работ о каждой производственной травме и иных повреждениях здоровья работников, признаках профессионального заболевания (отравления), а также о ситуации, которая создает угрозу жизни и здоровью людей.

Необходимые степени образования

• Бакалавр
• Специалист
• Магистр

Обязательно знание языков

• Английский (Продвинутый)
• Казахский (Продвинутый)
• Русский (Продвинутый)